Dalam penggunaan Human Resource Information System (HRIS), terdapat beberapa bentuk teknikal yang harus diperhatikan HRD.
Hal ini karena sistem HRIS ini sendiri telah menjadi bagian tak terpisahkan dalam pengelolaan SDM, khususnya bagi para HRD dan karyawan.
Bentuk-bentuk teknikal HRIS ini sendiri merupakan pemahaman terhadap cara mengelola aplikasi dalam berkerja sehari-hari.
Penasaran apa saja teknikal HRIS yang penting itu? Inilah 6 bentuk teknikal HRIS yang harus dipahami oleh para HRD!
1. Manajemen Data Karyawan
Salah satu fitur utama dalam HRIS adalah kemampuannya dalam mengelola data karyawan dengan sistematis dan terstruktur.
HRD perlu memahami cara menyimpan, memperbarui, dan mengamankan data seperti informasi pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, sertifikasi, pelatihan, serta dokumen penting lainnya.
Penting bagi HRD untuk mengetahui bagaimana memastikan akurasi data agar tidak terjadi duplikasi atau kesalahan dalam pencatatan.
Selain itu, memahami standar keamanan dalam penyimpanan data sangat diperlukan untuk melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah.
2. Automasi Penggajian dan Benefit
HRIS dapat memungkinkan proses penggajian menjadi lebih efisien melalui sistem otomatisasinya. Proses perhitungan gaji yang manual, kini dapat dikonfigurasi secara otomatis.
HRD perlu memahami bagaimana cara mengatur komponen penggajian, termasuk pemotongan pajak, tunjangan, insentif, dan pemrosesan pembayaran ke rekening karyawan.
Dengan memahami aspek teknikal ini, HRD dapat menghindari kesalahan penggajian yang berpotensi menimbulkan ketidakpuasan karyawan dan risiko hukum bagi perusahaan.
Selain itu, sistem HRIS juga sering kali menyediakan laporan penggajian yang dapat digunakan untuk audit keuangan dan evaluasi anggaran perusahaan.
3. Absensi dan Manajemen Waktu
HRIS modern umumnya dilengkapi dengan fitur absensi online yang dapat terintegrasi dengan berbagai perangkat. Contohnya seperti fingerprint scanner, aplikasi mobile, dan sistem berbasis cloud.
Dengan teknologi ini, HRD dapat mengelola jadwal kerja, shift karyawan, cuti, lembur, serta kebijakan kehadiran dengan lebih fleksibel.
Pemahaman teknikal dalam pengelolaan absensi memungkinkan HRD untuk menerapkan sistem yang adil dan transparan bagi seluruh karyawan.
Data kehadiran yang akurat juga dapat digunakan untuk menganalisis produktivitas, dan mengelola kebijakan fleksibilitas kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Keamanan dan Privasi Data
Keamanan data merupakan salah satu aspek paling krusial dalam penggunaan HRIS. Hal ini karena berbagai informasi sensitif tentang karyawan harus dimasukkan dalam HRIS.
Oleh karena itu, HRD perlu memastikan bahwa data tersebut terlindungi dari akses tidak sah, pencurian identitas, atau kebocoran data.
HRD harus memahami bagaimana mengatur hak akses pengguna dalam sistem, menerapkan enkripsi data, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data seperti GDPR atau UU Perlindungan Data Pribadi.
Dengan pemahaman yang kuat tentang keamanan data, perusahaan dapat menghindari pelanggaran hukum dan membangun kepercayaan karyawan terhadap sistem HRIS yang digunakan.
5. Pelaporan dan Analitik SDM
HRIS dilengkapi dengan fitur analitik yang memungkinkan HRD membuat laporan berbasis data untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.
Dengan sistem ini, HRD dapat menganalisis tren ketenagakerjaan, tingkat retensi karyawan, efektivitas pelatihan, serta performa tim dalam jangka waktu tertentu.
Pemahaman teknikal dalam analitik HR membantu HRD dalam membuat keputusan berbasis data yang lebih akurat.
Selain itu, laporan yang dihasilkan dari HRIS dapat digunakan untuk keperluan audit internal, evaluasi kebijakan SDM, serta mendukung penyusunan strategi pengembangan karyawan yang lebih terarah.
6. Integrasi dengan Sistem Lain
Banyak perusahaan menggunakan berbagai sistem lain yang harus diintegrasikan dengan HRIS. Contohnya seperti software akuntansi, sistem manajemen proyek, bahkan hingga platform e-learning.
HRD perlu memahami bagaimana sistem-sistem ini dapat terhubung agar alur kerja perusahaan menjadi lebih efisien.
Dalam beberapa kasus, penggunaan API (Application Programming Interface) atau middleware diperlukan untuk memastikan komunikasi data antar sistem berjalan dengan lancar.
Dengan integrasi yang tepat, HRD dapat mengurangi pekerjaan manual yang repetitif dan meningkatkan efisiensi operasional.