Dalam era digital seperti sekarang, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan semakin kompleks.
Untuk itu, banyak perusahaan beralih ke sistem Human Resource Information System (HRIS) guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen SDM.
Namun, sebelum mengimplementasikannya, penting untuk memahami bentuk framework HRIS agar sistem ini dapat berjalan optimal sesuai kebutuhan perusahaan.
Lalu bagaimana bentuk framework untuk HRIS? Cek penjelasan lengkapnya berikut ini!
Apa Itu Framework HRIS?
Framework HRIS merupakan kerangka kerja yang digunakan untuk membangun dan mengoperasikan sistem informasi SDM dalam sebuah organisasi.
Framework ini mencakup berbagai aspek mulai dari teknologi, kebijakan, hingga proses bisnis yang terintegrasi dalam satu platform.
Dengan adanya framework yang jelas, perusahaan dapat memastikan bahwa HRIS yang digunakan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan dapat memberikan manfaat maksimal.
Framework ini juga berfungsi sebagai panduan dalam mengembangkan atau memilih sistem HRIS yang tepat, mengurangi risiko kesalahan implementasi, dan meningkatkan efisiensi pengelolaan data karyawan.
Aspek Penting dalam Framework HRIS
Agar sistem HRIS dapat bekerja secara efektif, maka ada beberapa aspek utama yang perlu diperhatikan dalam framework-nya. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Arsitektur Teknologi
Salah satu elemen utama dalam framework HRIS adalah arsitektur teknologi yang digunakan. Arsitektur ini mencakup pemilihan perangkat lunak, infrastruktur cloud atau on-premise, serta sistem keamanan data.
Pemilihan teknologi yang tepat akan memastikan HRIS berjalan dengan stabil, aman, dan bisa diakses dengan mudah oleh karyawan.
Selain itu, arsitektur yang fleksibel memungkinkan sistem untuk berkembang seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Termasuk penambahan fitur dan peningkatan kapasitas penyimpanan data
2. Modul dan Fitur
Framework HRIS harus mencakup berbagai modul yang mendukung fungsi HR seperti:
- Manajemen Data Karyawan: Menyimpan informasi karyawan secara terstruktur.
- Payroll dan Kompensasi: Mengelola penggajian dan tunjangan secara otomatis.
- Manajemen Absensi dan Cuti: Memantau kehadiran serta pengajuan cuti karyawan.
- Rekrutmen dan Onboarding: Memfasilitasi perekrutan dan orientasi karyawan baru.
- Evaluasi Kinerja: Memantau dan mengelola performa karyawan berdasarkan KPI yang ditentukan.
Dengan memiliki modul yang lengkap, HRIS dapat membantu HRD dalam menjalankan tugasnya secara lebih efektif.
3. Integrasi dengan Sistem Lain
HRIS tidak boleh berdiri sendiri. Sistem ini harus bisa diintegrasikan dengan software lain seperti ERP (Enterprise Resource Planning), aplikasi keuangan, dan platform komunikasi internal.
Integrasi yang baik akan memudahkan aliran data antar departemen dan mengurangi pekerjaan manual yang berulang.
Misalnya, integrasi dengan sistem akuntansi memungkinkan otomatisasi pembayaran gaji, sementara integrasi dengan platform e-learning memungkinkan karyawan mengakses materi pelatihan dengan mudah.
4. Kepatuhan terhadap Regulasi
Setiap perusahaan harus memastikan bahwa HRIS yang digunakan sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan dan perlindungan data pribadi yang berlaku.
Misalnya di Indonesia, perusahaan perlu memperhatikan UU Ketenagakerjaan dan regulasi terkait perlindungan data pribadi untuk menghindari risiko hukum di masa depan.
Selain itu, sistem HRIS yang patuh terhadap regulasi akan membantu dalam pengelolaan kontrak kerja, pajak karyawan, dan audit internal yang lebih transparan.
5. User Experience (UX) yang Ramah Pengguna
Agar dapat digunakan secara maksimal oleh HRD dan karyawan, HRIS harus memiliki tampilan antarmuka yang mudah dipahami serta navigasi yang intuitif.
Pengalaman pengguna yang baik akan meningkatkan adopsi sistem di dalam perusahaan dan mengurangi kebutuhan pelatihan tambahan.
Sistem yang sulit digunakan justru dapat menurunkan produktivitas dan menghambat proses kerja.
6. Analitik dan Pelaporan
Framework HRIS yang baik harus memiliki fitur analitik dan pelaporan yang mendalam. Dengan fitur ini, HRD dapat memantau tren karyawan, mengevaluasi efektivitas kebijakan HR, dan membuat keputusan berbasis data.
Misalnya, analitik HRIS dapat membantu mengidentifikasi tingkat turnover karyawan, menganalisis produktivitas tim, dan mengoptimalkan strategi rekrutmen berdasarkan data historis.