Pengertian HRIS Cloud – Dalam era digital, pengelolaan sumber daya manusia semakin berkembang dengan hadirnya teknologi berbasis cloud. Salah satu solusi terbaik yang banyak digunakan perusahaan saat ini adalah HRIS Cloud.
Sistem ini tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja HRD, tetapi juga memberikan kemudahan dalam mengelola data karyawan secara real-time.
Namun, apa sebenarnya HRIS Cloud? Dan mengapa perusahaan harus mengadopsinya? Ayo cari tahu informasi lengkap seputar pengertian HRIS cloud di bawah ini!
Pengertian HRIS Cloud
Sebelum membahas lebih lanjut tentang keunggulan dan manfaat HRIS Cloud, penting untuk memahami apa itu HRIS Cloud dan bagaimana perbedaannya dengan sistem HR konvensional.
HRIS (Human Resource Information System) Cloud adalah sistem manajemen sumber daya manusia yang berbasis cloud computing.
Dengan kata lain, HRIS Cloud memungkinkan perusahaan untuk mengelola berbagai aspek HR. Contohnya seperti data karyawan, penggajian, absensi, hingga evaluasi kinerja—melalui sistem yang terintegrasi dan dapat diakses dari mana saja.
Berbeda dengan HRIS tradisional yang berbasis on-premise (menggunakan server internal perusahaan). HRIS Cloud memanfaatkan penyimpanan berbasis internet. Ini membuatnya lebih fleksibel, aman, dan hemat biaya dibandingkan dengan sistem konvensional.
Keunggulan HRIS Cloud
Banyak perusahaan mulai beralih ke HRIS Cloud karena berbagai keunggulan yang ditawarkannya. Dari segi efisiensi hingga keamanan data, sistem ini memberikan berbagai manfaat yang sangat membantu operasional HRD.
Menggunakan HRIS Cloud memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Berikut beberapa keunggulan utamanya:
1. Aksesibilitas Tinggi
HRIS Cloud dapat diakses kapan saja dan dari mana saja menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Hal ini sangat menguntungkan bagi perusahaan dengan karyawan yang bekerja secara remote atau memiliki banyak cabang di berbagai lokasi.
2. Efisiensi dan Otomatisasi
Banyak tugas HRD yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat diotomatisasi, seperti penghitungan gaji, pencatatan absensi, hingga pengelolaan cuti. Ini membantu mengurangi kesalahan manusia (human error) dan meningkatkan produktivitas tim HR.
3. Keamanan Data yang Terjamin
Sistem berbasis cloud umumnya dilengkapi dengan enkripsi dan proteksi data tingkat tinggi. Penyedia layanan HRIS Cloud juga menerapkan pembaruan keamanan secara berkala, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir tentang kebocoran atau kehilangan data.
4. Biaya Lebih Efisien
Dibandingkan dengan HRIS tradisional yang membutuhkan infrastruktur IT mahal, HRIS Cloud hanya memerlukan biaya berlangganan bulanan atau tahunan. Hal ini membuatnya lebih hemat, terutama bagi perusahaan skala kecil dan menengah.
5. Skalabilitas yang Fleksibel
HRIS Cloud memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan fitur sesuai kebutuhan bisnis. Jika perusahaan berkembang, sistem dapat diperbarui dengan fitur tambahan tanpa perlu mengganti keseluruhan platform.
6. Integrasi dengan Sistem Lain
HRIS Cloud dapat dihubungkan dengan berbagai sistem lain, seperti aplikasi penggajian, manajemen proyek, hingga software akuntansi. Ini memastikan data tetap sinkron dan mempermudah pengelolaan operasional perusahaan.
Fungsi Utama HRIS Cloud
Selain menawarkan berbagai keunggulan, HRIS Cloud juga memiliki berbagai fungsi utama yang mendukung pengelolaan sumber daya manusia. Dengan fitur-fitur yang tersedia, sistem ini mampu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses HRD.
Selain keunggulan-keunggulannya, HRIS Cloud juga memiliki berbagai fungsi utama yang membantu HRD dalam mengelola karyawan secara lebih efektif:
1. Manajemen Data Karyawan
HRIS Cloud menyimpan semua informasi karyawan dalam satu sistem terpusat, mulai dari data pribadi, riwayat pekerjaan, hingga kontrak kerja. Ini memudahkan HRD dalam mengakses dan memperbarui data kapan saja.
2. Automasi Penggajian
Sistem ini memungkinkan penghitungan gaji secara otomatis, termasuk tunjangan, pajak, dan pemotongan lainnya. Dengan begitu, proses payroll menjadi lebih cepat dan akurat.
3. Manajemen Absensi & Cuti
HRIS Cloud dapat mencatat kehadiran karyawan secara real-time, baik melalui aplikasi mobile maupun perangkat fingerprint. Selain itu, karyawan juga bisa mengajukan cuti secara online tanpa harus menggunakan dokumen fisik.
4. Evaluasi Kinerja Karyawan
HRIS Cloud memudahkan perusahaan dalam melakukan penilaian kinerja berdasarkan KPI yang telah ditetapkan. Data ini dapat digunakan untuk memberikan feedback kepada karyawan serta merancang program pelatihan dan pengembangan.
5. Compliance & Legalitas
Sistem ini membantu perusahaan memastikan bahwa mereka mematuhi regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. HRIS Cloud dapat menyimpan dokumen penting seperti perjanjian kerja, aturan perusahaan, dan laporan pajak secara digital.