Pentingnya data HRD sering kali diremehkan oleh perusahaan. Padahal dampaknya terhadap pertumbuhan bisnis sangat besar.
Dalam persaingan bisnis yang semakin ketat, data HRD tidak hanya menjadi alat bantu. Namun juga dapat menjadi aset strategis bagi perusahaan.
Di antara berbagai jenis data yang dimiliki perusahaan, data HRD memiliki peran penting dalam mendukung efisiensi, kepatuhan, hingga pengembangan karyawan.
Melalui artikel ini, mari kita bahas secara mendalam tujuh alasan mengapa data HRD menjadi elemen krusial bagi keberlanjutan sebuah perusahaan!
Berikut adalah tujuh alasan pentingnya data HRD bagi perusahaan!
1. Meningkatkan Efisiensi Manajemen Karyawan
Dalam mengelola karyawan, bentuk efisiensi dalam pekerjaan akan sangat bergantung pada kualitas data HRD yang dimiliki perusahaan.
Data HRD yang lengkap seperti riwayat kerja, keterampilan, dan performa individu. Dinilai akan sangat membantu perusahaan untuk mengelola seluruh karyawannya, seperti:
- Menempatkan karyawan pada posisi yang sesuai dengan kompetensi mereka.
- Merancang pelatihan atau program pengembangan berdasarkan kebutuhan nyata.
- Mengurangi risiko kesalahan administratif, seperti dalam proses penggajian atau pengelolaan cuti.
Sebagai contoh, perusahaan yang menggunakan sistem HRIS (Human Resource Information System), melaporkan peningkatan efisiensi administrasi hingga 30% karena data karyawan terorganisir dengan baik.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis
Keputusan yang baik berasal dari data yang akurat dan relevan. Data HRD membantu perusahaan mengambil langkah strategis, seperti:
- Merencanakan kebutuhan tenaga kerja: Dengan analisis data, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan karyawan untuk proyek tertentu.
- Identifikasi talenta untuk promosi: Data performa memungkinkan perusahaan memilih kandidat terbaik untuk posisi strategis.
- Menerapkan kebijakan yang berbasis fakta: Misalnya, memutuskan penyesuaian jam kerja atau menambahkan benefit berdasarkan kebutuhan karyawan.
Laporan Deloitte pada tahun 2023 menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan analitik HRD memiliki peluang 25% lebih tinggi untuk meningkatkan profitabilitas dibandingkan yang tidak.
3. Memastikan Kepatuhan terhadap Regulasi
Regulasi ketenagakerjaan di Indonesia, seperti UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 atau aturan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan mewajibkan perusahaan untuk memiliki data karyawan yang lengkap dan terupdate.
Data HRD yang terstruktur dengan baik membantu perusahaan:
- Menghindari sanksi akibat kelalaian administratif.
- Menyediakan laporan yang diperlukan oleh pemerintah, seperti laporan upah minimum dan jumlah jam kerja.
- Menjaga reputasi perusahaan dengan menunjukkan kepatuhan terhadap hukum.
Dalam survei yang dilakukan oleh PwC, 40% perusahaan kecil di Asia Tenggara terkena denda akibat kesalahan administrasi terkait data karyawan.
4. Meningkatkan Kesejahteraan Karyawan
Karyawan yang merasa didukung oleh perusahaan akan lebih loyal dan produktif. Dalam peningkatan kesejahteraan karyawan, data dari HRD mengambil peran penting dalam prosesnya.
Data HRD akan memberikan wawasan lebih dalam tentang kebutuhan karyawan, seperti:
- Tunjangan kesehatan: Mengetahui tingkat kepuasan karyawan terhadap fasilitas kesehatan yang diberikan.
- Insentif kinerja: Data performa dapat digunakan untuk merancang sistem bonus yang adil.
- Fleksibilitas kerja: Dengan data terkait preferensi karyawan, perusahaan dapat menerapkan kebijakan hybrid working atau jam kerja fleksibel.
Menurut survei Gallup, 85% karyawan yang merasa kebutuhan mereka terpenuhi oleh perusahaan. Cenderung akan bertahan lebih lama di perusahaan tersebut.
5. Mengelola Risiko dan Konflik Karyawan
Konflik yang terjadi di tempat kerja pada dasarnya tidak bisa dihindari sepenunya. Namun, masih dapat diminimalkan dengan pengelolaan data yang lebih baik.
Contohnya seperti penentuan kinerja berdasarkan kehadiran karyawan. Semua bentuk penilaian akan sangat kacau jika tidak ada data data absensi dari HRD.
Data absensi ini akan sangat membantu perusahaan mengevaluasi kebijakan kehadiran dengan lebih adil.
Riwayat pelanggaran aturan kerja dalam data ini, juga dapat menjadi bahan evaluasi yang objektif dalam menyelesaikan konflik.
Selain itu, data HRD yang terorganisir memungkinkan manajemen mengidentifikasi risiko lebih awal. Contohnya seperti potensi ketidakhadiran massal atau kurangnya keterampilan pada tim tertentu.
6. Mempermudah Perencanaan Karier dan Pengembangan Karyawan
Pengembangan karier karyawan menjadi investasi jangka panjang bagi setiap perusahaan yang sedang berkembang.
Dengan adanya data HRD, laporan kinerja dan kemampuan karyawan menjadi lebih jelas dan akurat. Sehingga dapat mendukung perencanaan karier yang tepat.
Data HRD sering kali akan menyediakan informasi bagi perusahaan untuk mengenal kompetensi yang perlu ditingkatkan oleh karyawan.
Perusahaan juga akan lebih mudah menentukan jalur karier yang dapat diambil berdasarkan potensi individu.
Misalnya, perusahaan global seperti Google menggunakan analitik HR untuk mengidentifikasi karyawan dengan potensi tinggi.
Tahap analitik ini menjadi bahan utama dalam merancang program pengembangan yang menghasilkan peningkatan retensi hingga 20%.
7. Mendukung Perusahaan Dalam Transformasi Digital
Digitalisasi kini pada dasarnya sudah menjadi kebutuhan utama bagi setiap perusahaan saat ini.
Dengan mengintegrasikan data HRD ke dalam sistem HRIS, perusahaan dapat menikmati manfaat seperti:
- Otomatisasi proses administratif, seperti penggajian, manajemen cuti, dan absensi.
- Analisis data berbasis AI untuk membuat prediksi tenaga kerja.
- Penghematan waktu dan biaya operasional.
Menurut laporan McKinsey, banyak perusahaan yang berhasil meningkatkan efisiensi kinerja hingga 40% dalam proses pengelolaan sumber daya manusianya.
Peningkatan tersebut terjadi setelah perusahaan mengadopsi sistem digital HR dalam pencatatan kinerja karyawannya.