Apa itu sistem HRIS? Bagi para HRD, sistem HRIS adalah teknologi yang sangat penting untuk menunjang keberhasilan pengelolaan sumber daya manusia (SDM).
Sistem HRIS hadir sebagai solusi yang mempermudah HRD dalam mengelola seluruh kebutuhan karyawan di perusahaan.
Tapi, apa sebenarnya sistem HRIS itu? Dan bagaimana manfaatnya untuk perusahaan? Mari kita bahas lebih dalam pada artikel ini.
Apa Itu Sistem HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan berbagai fungsi HR dalam satu sistem yang terpadu.
Dengan menggunakan HRIS, HRD dapat mengelola data karyawan, memproses penggajian, hingga melakukan analisis data dengan lebih mudah.
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan, mengakses, dan mengolah informasi secara digital, menggantikan metode manual yang sering kali tidak efisien.
Secara sederhana, HRIS bertindak sebagai “jantung” operasional HRD yang menghubungkan berbagai aspek pengelolaan SDM dengan teknologi.
Kehadiran HRIS memberikan peluang bagi HRD untuk tidak hanya bekerja lebih cepat. Tetapi juga membuat keputusan strategis berdasarkan data yang akurat.
Fungsi Utama Sistem HRIS
Sistem HRIS pada dasarnya dirancang untuk memenuhi kebutuhan dasar hingga kompleks dalam pengelolaan SDM perusahaan.
Berikut adalah beberapa fungsi utama yang ditawarkan HRIS untuk kebutuhan SDM perusahaan:
1. Manajemen Data Karyawan
HRIS menjadi tempat penyimpanan semua data karyawan di perusahaan. Contohnya seperti informasi pribadi, status pekerjaan, riwayat pelatihan, hingga catatan performa.
Data ini disimpan secara digital dan dapat diakses dengan mudah kapan saja diperlukan. Sehingga akhirnya, HRD bisa bekerja secara digital dengan sangat mudah.
2. Penggajian Otomatis (Payroll System)
Salah satu fitur yang sangat membantu adalah kemampuan HRIS untuk menghitung gaji karyawan secara otomatis. Hal ini tentu akan mengurangi risiko kesalahan perhitungan yang dilakukan secara manual.
HRIS akan membantu segala bentuk pengelolaan gaji, termasuk perhitungan pajak, tunjangan, dan potongan lainnya.
3. Manajemen Absensi dan Jadwal Kerja
HRIS memungkinkan perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time dan dari jarak jauh.
Beberapa sistem bahkan dilengkapi dengan fitur absensi berbasis GPS. Dimana akan sangat cocok untuk perusahaan dengan karyawan lapangan atau sistem kerja fleksibel.
4. Pengelolaan Cuti
HRIS mempermudah pengajuan, persetujuan, dan pencatatan cuti karyawan. Dimana teknologi ini akan sangat membantu kesejahteraan karyawan di perusahaan.
Tidak hanya itu, sistem ini juga membantu HRD memantau sisa cuti karyawan secara akurat. Sehingga tidak akan ada hak karyawan yang terlewatkan dari perhitungan HRD.
5. Analisis Data SDM
HRIS menyediakan laporan analitik yang berguna untuk mengevaluasi kinerja karyawan, tingkat retensi, hingga pola absensi.
Data ini akan membantu HRD ataupun membuat keputusan strategis berdasarkan tren dan fakta yang sesuai dengan kondisi lingkungan kerja perusahaan.
Manfaat Sistem HRIS Bagi HRD
Mengapa HRD perlu berinvestasi pada sistem HRIS? Pertanyaan ini tentu akan selalu dipertanyaan oleh beberapa perusahaan yang masih belum beralih ke digital.
Namun perlu diketahui, terdapat beberapa aspek yang membuat HRIS sangat dibutuhkan oleh HRD di perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat yang ditawarkan untuk perusahaan:
1. Efisiensi dan Produktivitas
Dengan mengotomatisasi tugas administratif, HRIS membebaskan waktu HRD untuk fokus pada strategi pengembangan karyawan dan budaya perusahaan.
2. Akurasi Data yang Tinggi
Sistem ini mengurangi risiko human error yang sering terjadi saat menggunakan metode manual. Dengan sistem HRIS, semua data akan dijamin akurat dan sesuai kebutuhan perusahaan.
3. Peningkatan Transparansi
Karyawan dapat mengakses informasi seperti gaji, jadwal kerja, atau pengajuan cuti melalui portal HRIS. Hal ini meningkatkan kepercayaan antara perusahaan dan karyawan.
4. Pengambilan Keputusan Berbasis Data
HRIS memberikan laporan mendalam tentang data karyawan, sehingga HRD dapat membuat kebijakan yang lebih efektif berdasarkan informasi yang tersedia.
5. Meningkatkan Kepatuhan Hukum
Sistem HRIS juga akan sangat membantu perusahaan mematuhi peraturan ketenagakerjaan. Contonya seperti laporan pajak, kontrak kerja, atau catatan lembur selalu lengkap dan sesuai aturan.