Di era digital, memahami cara menilai kinerja HRIS sangat penting untuk memastikan sistem ini efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sistem HRIS (Human Resource Information System) pada dasarnya sudah menjadi salah satu alat yang tak terpisahkan dari manajemen SDM modern.
Namun, bagaimana sebenarnya cara menilai kinerja HRIS dalam perusahaan Anda?
Artikel ini akan mengupas 8 cara efektif yang wajib dicatat oleh setiap HRD untuk memastikan investasi pada sistem ini benar-benar membawa dampak positif.
Ingin mendapatkan HRIS yang efektif? Ayo cek informasi lengkapnya berikut ini!
Cara Menilai Kinerja HRIS Dalam Perusahaan
Bagi HRD, memilih sistem HRIS mungkin akan menjadi sedikit menakutkan jika mereka tidak memahami bagaimana teknologi ini berjalan di perusahaan.
Bayangkan saja, Anda tentu tidak ingin memilih aplikasi yang salah dan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih rumit dari sebelumnya.
Oleh karena itu, HRD harus memahami beberapa poin penting dalam memilih sistem HRIS yang tepat untuk perusahaan.
Berikut adalah delapan cara menilai kinerja HRIS yang paling tepat untuk perusahaan!
1. Kemampuan Otomatisasi Proses HR
Salah satu indikator utama dari kinerja HRIS adalah seberapa baik sistem ini mampu mengotomatisasi proses HR seperti penggajian, absensi, rekrutmen, hingga evaluasi kinerja.
Sebelum menggunakan HRIS, proses-proses ini biasanya dilakukan secara manual dan membutuhkan banyak waktu serta sumber daya.
Dengan adanya HRIS, semua proses ini dapat dijalankan secara otomatis, sehingga akhirnya bisa mengurangi risiko kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi kerja.
Untuk menilai kemampuan ini, evaluasilah apakah HRIS di perusahaan Anda sudah mampu mengurangi waktu kerja administrasi hingga 50% atau lebih.
Jika masih banyak pekerjaan yang memerlukan campur tangan manual, mungkin saatnya untuk mempertimbangkan pembaruan sistem atau pelatihan tambahan bagi pengguna.
2. Akurasi Data Karyawan
HRIS yang baik harus memberikan data karyawan yang akurat dan selalu terbarui seiring berkembangnya perusahaan.
Hal ini mencakup informasi dasar seperti nama, alamat, posisi, dan gaji hingga data yang lebih kompleks seperti riwayat kinerja, pelatihan yang diikuti, atau catatan absensi.
Ketidakakuratan data dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti kesalahan dalam penggajian atau pelaporan pajak.
Oleh karena itu, anda dapat mengukur akurasi data dengan membandingkan data di sistem HRIS dengan data manual atau sumber lain yang terpercaya.
Pastikan juga ada proses audit rutin untuk memverifikasi dan memperbarui data secara berkala.
3. Kemudahan Penggunaan (User-Friendly)
Kemudahan penggunaan adalah faktor penting dalam menilai kinerja HRIS di lingkungan perusahaan.
Sistem yang terlalu rumit akan menyulitkan tim HR dan karyawan untuk memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia.
Sebaliknya, HRIS yang intuitif akan mempercepat adopsi teknologi dan meningkatkan produktivitas HRD dan karyawan di perusahaan.
Untuk memastikan sistem Anda user-friendly, coba lakukan uji coba pengguna (user testing) dengan melibatkan berbagai level karyawan.
Tanyakan apakah mereka merasa nyaman menggunakan sistem, dan identifikasi bagian mana yang perlu diperbaiki. Jangan ragu untuk meminta demo dari vendor atau pelatihan tambahan jika diperlukan.
4. Integrasi dengan Sistem Lain
HRIS yang ideal harus dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan perusahaan. Contohnya seperti software akuntansi, sistem ERP (Enterprise Resource Planning), atau aplikasi absensi online.
Integrasi ini akan memastikan data dapat mengalir dengan lancar antara departemen, mengurangi duplikasi kerja, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Untuk menilai aspek ini, periksa apakah HRIS Anda mampu berbagi data secara real-time dengan sistem lain.
Pastikan juga bahwa integrasi tersebut tidak memerlukan banyak penyesuaian manual atau biaya tambahan yang tinggi.
Jika integrasi berjalan lancar, itu adalah tanda bahwa HRIS Anda sudah berada di jalur yang benar.
5. Efisiensi Biaya Operasional
Efisiensi biaya adalah salah satu alasan utama mengapa perusahaan mulai berinvestasi dalam sistem HRIS.
Sistem ini seharusnya membantu menurunkan biaya operasional dengan mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual.
Teknologi di dalamnya juga dapat menghilangkan kesalahan dalam penggajian, dan mempercepat proses administrasi.
Untuk menilai tingkat efisiensinya, cobalah untuk menghitung total biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan HRIS, di perusahaan.
Perhitungan ini termasuk biaya lisensi, pelatihan, dan pemeliharaan. Bandingkan angka ini dengan penghematan biaya yang dihasilkan.
Contohnya seperti penurunan kebutuhan lembur atau pengurangan kesalahan penggajian. Jika hasilnya positif, maka HRIS Anda memberikan nilai tambah yang baik.
6. Laporan dan Analitik yang Mendalam
HRIS yang canggih harus mampu menghasilkan laporan dan analitik yang mendalam untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
Misalnya, laporan tentang turnover karyawan dapat membantu HRD mengidentifikasi penyebab utama resign.
Sedangkan analitik produktivitas dapat menjadi dasar untuk program pelatihan atau penghargaan. Periksa apakah laporan yang dihasilkan HRIS relevan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Pastikan laporan ini mudah dipahami, dapat dikustomisasi, dan mendukung berbagai format file seperti PDF atau Excel.
Jika memungkinkan, pilih HRIS yang memiliki fitur analitik prediktif untuk membantu Anda merencanakan strategi di masa depan.
7. Dukungan Vendor yang Responsif
Dukungan teknis dari vendor adalah salah satu faktor yang sering diabaikan, padahal sangat penting dalam keberhasilan implementasi HRIS.
Ketika terjadi masalah teknis, Anda membutuhkan respons cepat dan solusi efektif dari vendor. Vendor yang baik juga akan proaktif menawarkan pembaruan sistem HRIS mereka.
Untuk menilai aspek ini, tanyakan kepada vendor tentang SLA (Service Level Agreement) mereka. Pastikan ada kontak yang jelas dan layanan pelanggan 24/7.
Jangan ragu untuk membaca ulasan dari pengguna lain atau meminta referensi sebelum memilih vendor.
8. Kepuasan Karyawan terhadap Sistem
Karyawan adalah pengguna akhir HRIS, sehingga pendapat mereka juga menjadi penilaian penting untuk efektivitas HRIS.
Sistem yang memudahkan mereka mengakses data pribadi, mengajukan cuti, atau melihat slip gaji akan meningkatkan kepuasan kerja dan kepercayaan terhadap perusahaan.
Cobalah untuk melakukan survei secara berkala untuk mengukur tingkat kepuasan karyawan terhadap HRIS.
Perhatikan juga jumlah keluhan atau masalah yang mereka laporkan terkait penggunaan sistem. Jika kepuasan karyawan tinggi, itu adalah tanda bahwa HRIS Anda sudah memenuhi ekspektasi pengguna.