Banyak perusahaan mulai menilai teknologi HRIS (Human Resource Information System) sebagai solusi untuk menyederhanakan proses HR, mulai dari rekrutmen hingga manajemen kinerja. Namun, memilih sistem yang tepat bukan perkara mudah.
Jika Anda sedang dalam proses menilai teknologi HRIS untuk organisasi Anda, pastikan tidak melewatkan langkah-langkah penting agar investasi Anda tepat sasaran.
Yuk, simak 7 langkah praktis berikut yang bisa membantu Anda menilai teknologi HRIS yang efektif dan sesuai kebutuhan!
1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis Perusahaan Secara Mendalam
Langkah pertama dan paling krusial adalah memahami kebutuhan spesifik bisnis dan tim HR Anda. Tidak semua perusahaan membutuhkan fitur HRIS yang sama.
Misalnya, perusahaan rintisan mungkin lebih memprioritaskan sistem absensi berbasis cloud dan payroll otomatis, sementara perusahaan besar mungkin memerlukan modul yang lebih kompleks seperti manajemen kinerja, succession planning, dan pelaporan analitik.
Untuk melakukan identifikasi ini, ajak diskusi para pemangku kepentingan internal seperti tim HR, finance, IT, dan user akhir.
Buat daftar fitur yang wajib dimiliki (must-have) dan fitur tambahan yang bisa dipertimbangkan kemudian (nice-to-have). Dengan cara ini, Anda dapat memfokuskan evaluasi hanya pada sistem yang sesuai dengan kebutuhan nyata perusahaan.
2. Evaluasi Skalabilitas dan Fleksibilitas dari Teknologi HRIS
Perusahaan yang berkembang membutuhkan sistem yang bisa beradaptasi. HRIS yang baik harus mampu mengikuti pertumbuhan perusahaan, baik dari segi jumlah karyawan, lokasi cabang, maupun kompleksitas manajemen SDM.
Periksa apakah sistem tersebut menyediakan fitur modular yang bisa ditambahkan secara bertahap, serta apakah dapat di-upgrade tanpa mengganggu operasional yang sedang berjalan.
Skalabilitas juga berkaitan dengan kemampuan sistem untuk menangani volume data yang semakin besar tanpa penurunan performa.
Sebuah HRIS yang tidak skalabel bisa menyebabkan penurunan produktivitas ketika perusahaan mulai berkembang.
3. Tinjau Kemudahan Penggunaan dan Antarmuka Sistem HRIS
Salah satu aspek yang sering diabaikan dalam evaluasi HRIS adalah kemudahan penggunaan. Padahal, sistem yang rumit dan sulit dioperasikan akan menyulitkan proses adaptasi pengguna, meningkatkan beban pelatihan, dan memperlambat produktivitas.
Tinjau tampilan antarmuka sistem secara langsung. Apakah navigasinya intuitif? Apakah fitur-fiturnya mudah ditemukan dan digunakan oleh user non-teknis? Apakah tersedia dalam versi mobile agar bisa diakses oleh karyawan di lapangan atau cabang?
Pastikan bahwa sistem mendukung bahasa lokal, memiliki dokumentasi yang lengkap, serta menyediakan bantuan langsung jika pengguna mengalami kendala saat menggunakan sistem.
4. Perhatikan Kemampuan Integrasi Teknologi HRIS
Kemampuan integrasi menjadi sangat penting terutama jika perusahaan sudah menggunakan sistem lain seperti software akuntansi, aplikasi absensi fingerprint, atau sistem ERP.
HRIS yang efektif harus memiliki kemampuan integrasi yang baik, baik melalui API (Application Programming Interface) maupun konektivitas data lainnya.
Dengan sistem yang terintegrasi, data tidak perlu diinput berulang kali, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi kerja antar departemen.
Pastikan vendor HRIS menyediakan dukungan teknis untuk membantu proses integrasi ini, khususnya pada tahap implementasi.
5. Tinjau Aspek Keamanan Data dan Kepatuhan Regulasi
HRIS menyimpan data yang sangat sensitif, seperti data pribadi, data penggajian, serta informasi kepegawaian. Oleh karena itu, keamanan data menjadi aspek krusial yang tidak boleh diabaikan.
Pastikan HRIS memiliki sertifikasi keamanan seperti ISO 27001, menggunakan sistem enkripsi data end-to-end, serta menyediakan pengaturan hak akses yang rinci untuk mencegah kebocoran atau penyalahgunaan data.
Selain itu, HRIS juga harus mematuhi regulasi perlindungan data yang berlaku di Indonesia, seperti Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).
Sistem yang tidak compliant bisa membahayakan reputasi perusahaan serta berpotensi menimbulkan sanksi hukum.
6. Periksa Layanan Purna Jual dan Dukungan Teknis
Setelah sistem diterapkan, perusahaan akan sangat bergantung pada layanan purna jual atau support system dari penyedia HRIS.
Tanyakan apakah vendor menyediakan layanan pelatihan bagi pengguna baru, panduan penggunaan dalam bentuk dokumentasi, serta tim support yang bisa dihubungi jika terjadi gangguan sistem.
Vendor yang profesional biasanya menyediakan SLA (Service Level Agreement) yang menjelaskan standar respon dan penyelesaian masalah.
Jika perusahaan Anda beroperasi 24 jam atau memiliki banyak cabang, pertimbangkan vendor yang menyediakan layanan support sepanjang waktu dan dalam Bahasa Indonesia.
7. Lakukan Uji Coba HRIS dan Validasi Langsung
Langkah terakhir dan tidak kalah penting adalah melakukan demo dan uji coba sistem HRIS. Uji coba ini bisa dilakukan secara gratis selama masa trial atau melalui simulasi langsung bersama vendor.
Gunakan studi kasus nyata seperti proses pengajuan cuti, perhitungan gaji, hingga pelaporan data karyawan untuk mengevaluasi fungsionalitas sistem secara praktis. Ajak beberapa anggota tim HR untuk mencoba langsung dan memberikan umpan balik.
Setelah uji coba, lakukan evaluasi berdasarkan kriteria-kriteria yang telah disusun di awal. Bandingkan beberapa vendor jika perlu, dan pilih yang memberikan nilai terbaik sesuai kebutuhan perusahaan Anda.